Si programatorii se mira deseori de posibilitatile nelimitate de gestiune oferite de Excel fara a scrie macar o linie de cod. Am vazut si am realizat aplicatii uimitoare in Excel, aplicatii care daca ar fi fost facute de programatori in medii de programare ar fi costat sute sau chiar mii bune de euro.
Astazi va prezentam un tutorial despre cum se poate realiza gestiunea unui magazin in Microsoft Excel 2010. Pentru celalte versiuni de Excel cautati in meniu butoanele similare deoarece nu vom folosi in tutorial optiuni introduse dupa versiunea de Excel 2003.

Acum nu trebuie sa intelegeti ca tutorialul de fata se limiteaza la gestiunea de produse. Schimband denumirile coloanelor si cateva mici chestii legate de modul de formatare puteti gestiona cam orice lucru “gestionabil”. Asa ca sa incepem:

1. Cream un document Excel nou. Ii dam ce denumire dorim.

2. Redenumim foile de calcul din “Sheet1″,”Sheet2″,”Sheet3”, in “Furnizori”, “Nomenclator”, “Vanzare” (redenumirea se face prin dublu click pe denumirea ce se doreste a fi modificata) si le coloram putin (click dreapta pe denumire -> Tab Color -> Alegem culoarea). Furnizorii ii facem portocalii, nomenclatorul albastru, iar vanzarea verde.

3. Selectam din primul Sheet linia 1 si coloanele de la B la L. Apasam butonul Merge & Center. Facem linia putin mai lata (ne pozitionam cum mouse-ul intre linia 1 si linia 2 pana cand cursorul se schimba din sageta in linie si tragem in jos), apoi o coloram in verde sa zicem (apasam pe 1 pentru a selecta toata linia, apoi click pe culoarea dorita din Fill Color). Scriem “Gestiune magazin” prin dublu clik pe portiunea formata din coloanele B-L unite. Formatam textul dupa bunul plac.

4. Procedam la fel si pentru linia 2, doar ca de aceasta data selectam coloanele de la A la E si scriem “Furnizori” cu un font mai mic.

5. Pe a treia linie incepem sa scriem denumirile coloanelor. Pe coloana A (pe care e indicat sa o marim considerabil) avem “Denumire furnizor”, B-“CIF”, C-“Localitate”, D-“Sector/Judet”. Selectam intrega coloana (click pe 3) ii dam Fill Color cu o nuanta de gri, apoi formatam scrisul la centru. Selectam de pe linia 3 doar coloanele A-D apoi click pe meniul Data, apoi pe butonul Filter. Astfel vom putea ca pe viitor sa cautam mult mai usor printre furnizorii deja adaugati prin folosirea sagetilor ce au aparut in capatul coloanelor. Ca optiune suplimentara putem selecta coloanele A-D (Ctrl apasat si click pe A, B, C si D), click dreapta-> Format Cells, iar din Category selectam Text. Ultimul lucru de facut in acest sheet este sa facem primele 3 linii fixe, astfel incat la scroll ele sa ramana vizibile, Pentru acest lucru le selectam cele 3 linii, View->Freeze Panes.

6. Reluam punctele 3-5 pentru Sheetul cu numarul 2, doar ca aici scriem “Nomenclator” la punctul 4 si denumim coloanele altfel. Ca sa va invat ceva ce imi place la nebunie de cand  am folosit prima data: optiunea Home->Format Painter cand doriti sa formatati doua coloane/linii/celule la fel. Se utilizeaza astfel: se selecteaza coloana/linia/celula de unde vrem sa copiem formatarea, se apasa Format Painter, apoi se da click pe coloana/linia/celula pe care vrem s-o formatam la fel ca prima. Denumirile coloanelor din acest sheet vor fi: A-“Furnizor”, B-“Denumire produs”, C-“Unitate de masura”, D-“Intrari”, E-“Iesiri”.

7. Pentru acest Sheet formatam coloanele mai scrict si anume: Coloana A o facem de tip selectie, astfel incat sa nu putem alege denumirea de furnizor decat din cele introduse in primul Sheet. Pentru acest lucru selectam coloana, apoi click pe meniul Data->Data validation. La Settings completam asfel: Allow-List, bifam Ignore Blank si In-cell dropdown, iar source punem prima coloana din primul sheet (=Furnizori!$A:$A). La Input Message trecem “Selectati un Furnizor”, iar la Error Alert, “Furnizor trebuie sa fie din lista de furnizori!”. Dam Ok. Coloanele B si C le formatam ca text, selectandu-le -> Fomat Cells -> Text, iar coloanele D, E si F ca numere.

8. Pentru sheet-ul “Vanzare” urmam din nou pasii de la punctul 6 si denumim coloanele astfel: A-“Produs”, B-“Cantitate”, C-“Pret unitar (fara TVA)”, D-“Valoare Neta”, E-“Valoare TVA”, F-“Pret vanzare”. Deasemenea in celula G2 scriem “Cota TVA”, iar in celula H2, 24%, celula pe care o formatam (click dreapta -> Format Cell) ca percentage. Aceasta valoare o vom folosi ulterior in calcule. Pentru coloana A procedam similar ca la sheetul precedent (Data->Data validation) astfel incat sa nu se poate vinde un produs neintrodus. Coloanele B, C, D, E, F le formatam ca number.

9. Pentru celula 4 din coloana D (valoare neta) adaugam formula =B4*C4, pentru celula E4 avem formula =D4*$H$2 (folosim semnul $ pentru ca atunci cand extindem formula aceasta celula sa nu se modifice), iar pentru celula F4 formula =SUM(D4;E4). Tragem de fiecare din aceste formule in jos (ne pozitionam cu mouse-ul in coltul din dreapta jos al celulei pana cursorul se schimba intr-un plus) pentru a extinde formula pe cate celule dorim (de preferat cat mai multe, noi am facut pentru 10000).

10. Pentru a putea calcula automat numarul de iesiri din sheetul “Nomenclator” pentru fiecare produs, este necesar sa adaugat un pivot table intr-un sheet ascuns. Asadar adaugam inca un sheet si ne pozitionam in prima sa celula, mergem la Insert->Pivot table, alegem la Table/Range portiunea formata din primele doua coloane din al doilea sheet pana la linia 10000 (adica ceva de genul Vanzare!$A$3:$B$10000) si dam OK. La fields to add to report selectam Produs, apoi la Fields, Items & Sets selectam Calculated field. Dam numele de “Iesiri” noului camp, iar ca formula adaugam =SUM(Cantitate), apoi OK. Acum sa trecem datele in Nomenclator. Selectam celula E4 si scriem formula =GETPIVOTDATA(“Iesiri”;Sheet1!$A$1;”Produs”;B4). Tragem de formula in jos pentru urmatoarele 10000 de randuri, apoi ascundem ultimul sheet (cel cu pivot table) prin Click dreapta pe denumire->Hide.

11. Ultimul lucru pe care il mai avem de facut e sa adaugam avertismente atunci cand ramanem fara produse in stoc. Pentru aceasta in sheetul “Nomenclator” mai adaugam o coloana F-“Observatii”. Selectam celula F4 si scriem urmatoarea formula =IF(D4-E4=0;”Stoc epuizat”;IF(D4-E4<11;”Stoc insuficient”;””)). Astfel atunci cand stocul ajunge la zero primim mesajul “Stoc epuizat”, iar atunci cand scade la sub 10 produse, mesajul “Stoc insuficient”. Tragem de formula pentru urmatoarele 10000 de randuri.

12. Folosim optiuni din conditional formating pentru a colora in rosu eroarea (Stoc epuizat) si in portocaliu avertismentul (Stoc insuficient). Astfel selectam coloana F, Home->Conditional Formatting->Highlight cell rules->Equal to. Scriem la valoare Stoc epuizat lasam optiunea de formatare cu rosu si dam OK. Procedam la fel si pentru cazul Stoc insuficient, doar ca formatam cu orange.

Cam atat pentru acest tutorial. Promitem ca pe viitor editam acest document si adaugam macrouri pentru a putea emite facturi din Excel pe baza vanzarilor introduse.

Pentru a descarca documentul facut de noi mergeti la sectiunea Produse: Download Excel pentru gestiune.

Comments

comments

Categorii: Blog

9 comentarii

IOAN MOLDOVAN · 29.08.2014 la 12:57

va rog daca se poaet sa imi treimiteti linkul pe e-mail

va multumesc

Giuliana · 06.01.2015 la 16:51

daca se poate, va rog sa-mi trimiteti pe mail fisierul

Buruleanu Luminita · 10.01.2015 la 16:16

Buna ziua, indraznesc sa va rog sa-mi transmiteti pe mail!? Multumesc!

Benko · 02.04.2015 la 13:24

daca se poate, va rog sa-mi trimiteti pe mail fisierul

mihai · 06.11.2013 la 10:45

si linkul? :))

Facem Soft · 07.11.2013 la 20:51

E prezent in tutorial. Trebuie sa mergeti in pagina de download (https://facemsoft.ro/blog/download-excel-pentru-gestiune/) si sa folositi link-ul “Download Excel pentru gestiune”. Daca nu va descurcati, va putem trimite fisierul direct pe mail. Va multumim pentru interes!

Download Excel pentru gestiune | Facem Soft - Laboratorul de programare · 05.11.2013 la 23:26

[…] Mai jos gasiti link-ul catre un document Excel ce poate fi descarcat gratuit si care permite gestiunea produselor dintr-un magazin. Pentru mai multe detalii cu privire la utilizare, modul in care a fost facut si posibilitati de modificare, cititi Tutorialul “Gestiune in Excel”. […]

Lasă un răspuns

Adresa ta de email nu va fi publicată. Câmpurile obligatorii sunt marcate cu *